Vi phạm dữ liệu và sự cố bảo mật ảnh hưởng đến tài sản công nghệ thông tin của tổ chức. Điều quan trọng là họ cần hiểu về việc truy cập dữ liệu,  cách bảo vệ dữ liệu và những yêu cầu quản trị khác.

Truy cập dữ liệu (data access) là một khía cạnh quan trọng trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT). Khái niệm này cũng được nhắc đến thường xuyên khi thảo luận về các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu và ứng dụng web.

Truy cập dữ liệu đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn, riêng tư của dữ liệu và an ninh toàn hệ thống. Nếu không có tính truy cập dữ liệu tốt, dữ liệu có thể bị đánh cắp, tráo đổi,... gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho cá nhân, tổ chức. 

Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu truy cập dữ liệu có nghĩa là gì, có ý nghĩa như thế nào với sự phát triển của doanh nghiệp trong nội dung dưới đây.

1. Truy cập dữ liệu là gì?

Truy cập dữ liệu (data access) là khả năng được ủy quyền theo yêu cầu để truy xuất, sửa đổi, sao chép hoặc di chuyển dữ liệu từ hệ thống CNTT. Với quyền truy cập dữ liệu, người dùng có khả năng thực hiện chức năng này ở bất kỳ vị trí nào và với dữ liệu ở bất kỳ trạng thái nào.

Cụ thể, dữ liệu ở trạng thái nghỉ được lưu trữ trên đĩa hoặc ổ cứng trong cơ sở dữ liệu, kho dữ liệu hoặc kho lưu trữ đám mây (Cloud) hiện đại. Data access là phương tiện cho phép người dùng truy cập những dữ liệu này tại vị trí của nó, theo cách xác thực được tổ chức sở hữu dữ liệu phê duyệt.

Truy cập dữ liệu là một trong những kết quả đầu ra chính của các chương trình quản trị dữ liệu hiệu quả. Lý tưởng nhất là tổ chức nên chuẩn bị những phương tiện có cấu trúc và được cân nhắc kỹ lưỡng để cấp quyền truy cập dữ liệu cho những người dùng khác nhau. Quyền truy cập dữ liệu gồm có xem, sửa, bổ sung và xóa dữ liệu.

Khi dữ liệu được lưu trữ trong kho lưu trữ, có hai cách cơ bản để truy cập dữ liệu đó: Truy cập tuần tự và truy cập ngẫu nhiên.

Truy cập tuần tự sử dụng thao tác tìm kiếm để di chuyển những dữ liệu khác nhau trên đĩa cho đến khi tìm thấy dữ liệu cần thiết. Tuy nhiên, mỗi phân đoạn dữ liệu sẽ được đọc (theo thứ tự) cho đến khi tìm thấy dữ liệu được yêu cầu, điều này có thể làm tăng thuế tài nguyên tính toán. Tuy nhiên, phương pháp này thường nhanh hơn truy cập ngẫu nhiên vì nó yêu cầu ít thủ tục tìm kiếm hơn.

Truy cập ngẫu nhiên kho lưu trữ hoặc lấy dữ liệu từ vị trí bất kỳ trên đĩa. Ưu điểm của phương pháp này là không phải tất cả dữ liệu đều phải được đọc tuần tự để tìm thấy thứ người dùng đang tìm kiếm Ngoài ra, dữ liệu được định vị theo thời gian không đổi, nghĩa là có giới hạn trên về thời gian cần thiết để truy xuất dữ liệu. Khi giới hạn đó nhỏ hơn khoảng thời gian cần thiết để đọc và truy xuất dữ liệu một cách tuần tự thì truy cập ngẫu nhiên sẽ được ưu tiên hơn.

2. Tại sao truy cập dữ liệu cần thiết với doanh nghiệp?

Truy cập dữ liệu rất quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp sử dụng tài sản dữ liệu hiệu quả để có cái nhìn sâu sắc hơn về một vấn đề. Nhờ đó, quyết định kinh doanh được đưa ra một cách sáng suốt hơn nhằm tăng trưởng doanh thu.

Một số lợi ích chính của data access bao gồm:

Đưa ra quyết định kinh doanh: Như đã nói ở trên, tổ chức có thể sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định nhằm nâng cao kết quả kinh doanh và tăng lợi nhuận. Đồng thời, dữ liệu giúp tổ chức, doanh nghiệp khám phá các xu hướng, vạch ra chiến lược phát triển phù hợp.

Lợi thế cạnh tranh: Truy cập dữ liệu cho phép họ thích ứng với những thay đổi của thị trường, yêu cầu từ khách hàng và xu hướng mới nhanh hơn, hiệu quả hơn so với đối thủ cạnh tranh. Từ đó, doanh nghiệp tăng trưởng được thị phần và mở rộng doanh thu.

Đổi mới: Việc truy cập dữ liệu góp phần thúc đẩy quá trình đổi mới bằng cách cho phép tổ chức phát triển sản phẩm và dịch vụ mới, cải thiện dịch vụ hiện có và tạo ra mô hình kinh doanh mới. Thông qua phân tích dữ liệu, tổ chức xác định được cơ hội tiềm năng để lập kế hoạch triển khai sớm.

Hiệu quả: Truy cập dữ liệu cải thiện hiệu quả hoạt động trong tổ chức nhờ cung cấp dữ liệu kịp thời, chính xác cho các bên liên quan. Điều này giúp hợp lý hóa quy trình kinh doanh, giảm chi phí và nâng cao năng suất.

Tuân thủ: Để đáp ứng nghĩa vụ pháp lý và đảm bảo rằng dữ liệu được an toàn và bảo mật, quyền truy cập dữ liệu là cần thiết. Tổ chức cần đảm bảo rằng họ tuân theo quy tắc và ngăn chặn quyền truy cập không mong muốn vào dữ liệu nhạy cảm bằng cách quản lý việc cấp quyền truy cập vào dữ liệu.

Xem thêm bài viết: Truy vấn cơ sở dữ liệu đóng vai trò gì trong quản lý cơ sở dữ liệu?

Tóm lại, truy cập dữ liệu rất quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp đưa ra những lựa chọn sáng suốt, có được lợi thế cạnh tranh, thúc đẩy đổi mới, tăng hiệu quả hoạt động và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý, quy định. Tổ chức có thể tối đa hóa giá trị dữ liệu của mình và thúc đẩy thành công trong kinh doanh bằng cách duy trì và truy cập hiệu quả tài sản dữ liệu của họ.

Data access đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, tổ chức - Ảnh: Internet

3. Thiết lập yêu cầu và tiêu chuẩn truy cập dữ liệu

Có nhiều yêu cầu và tiêu chuẩn cần thiết để đảm bảo quyền truy cập dữ liệu trong toàn tổ chức. Với yêu cầu nội bộ, tất cả người dùng phải có quyền thích hợp để truy cập vào những tập hợp và nguồn dữ liệu khác nhau.

Để đạt được tiêu chuẩn này, quản trị viên cơ sở dữ liệu thường được giao nhiệm vụ cấp và triển khai quyền truy cập dữ liệu an toàn dựa trên vai trò của mỗi cá nhân. Ngoài ra, việc thiết lập chính sách trên toàn doanh nghiệp và triển khai đào tạo về quyền truy cập dữ liệu sẽ giúp tất cả nhân viên nắm được phương pháp truy cập dữ liệu hiệu quả.

Ở cấp độ toàn cầu rộng lớn, tổ chức cần tuân theo quy định quản trị. Một số tiêu chuẩn, chẳng hạn như Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR - General Data Protection Regulation), quy định cách các tổ chức được quyền truy cập dữ liệu nhận dạng cá nhân, cách lưu trữ dạng dữ liệu đó, thời gian lưu trữ và mục đích sử dụng.

Quan trọng hơn, những tiêu chuẩn này nêu bật sự giao thoa giữa truy cập dữ liệu và bảo mật dữ liệu. Việc truy cập dữ liệu sẽ vô nghĩa nếu nó không dựa trên tiêu chuẩn bảo mật.

4. Tại sao truy cập dữ liệu thường phức tạp

Việc truy cập dữ liệu trở nên phức tạp vì nhiều lý do, bao gồm:

Lưu trữ dữ liệu ở nhiều vị trí khác nhau: Dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí khác nhau, bao gồm trung tâm dữ liệu tại chỗ, đám mây công cộng và riêng tư cũng như ứng dụng SaaS (Software-as-a-Service).

Điều này gây khó khăn cho việc truy cập và quản lý dữ liệu hiệu quả. Dữ liệu từ vị trí khác nhau có thể yêu cầu các công cụ hoặc giao thức khác nhau để truy cập.

Lưu trữ dữ liệu ở nhiều định dạng khác nhau: Một số dạng dữ liệu thường được lưu trữ bao gồm dữ liệu phi cấu trúc, bán cấu trúc và có cấu trúc. Do đó, việc kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để phân tích dễ gặp khó khăn vì dữ liệu cần được xử lý hoặc làm sạch trước đó.

Nhiều người dùng khác nhau truy cập dữ liệu: Để truy cập từng nguồn dữ liệu yêu cầu, người dùng cần phải thương lượng với chủ sở hữu trước. Việc đàm phán ủy quyền truy cập vào những kho dữ liệu khác nhau tốn nhiều thời gian và công sức, dẫn đến độ trễ về thời gian, đồng thời làm giảm giá trị của dữ liệu.

Dữ liệu phụ thuộc vào quy định và tuân thủ theo yêu cầu: Số lượng các cuộc tấn công mạng ngày càng tăng. Nhiều tổ chức phải đưa ra những quy định nghiêm ngặt nhằm đảm bảo dữ liệu được sử dụng đúng mục đích, lưu trữ và bảo vệ đúng cách.

Tuân thủ quy định dữ liệu là quy trình được áp dụng để đảm bảo rằng tổ chức thực hiện theo những yêu cầu, nguyên tắc đã đặt ra. Việc không thực hiện quy định có thể dẫn đến hình phạt đáng kể.

Nguồn dữ liệu ngày càng tăng: Số lượng thiết bị, hệ thống tạo dữ liệu tăng lên đáng kể. Ví dụ: Email, phương tiện truyền thông xã hội, thiết bị di động, khách hàng cuối của điểm bán lẻ,... Mỗi nguồn này mang lại dữ liệu ở định dạng khác nhau khiến việc thu thập dữ liệu đủ nhanh để phân tích theo thời gian thực trở nên khó khăn.

Truy cập dữ liệu hiệu quả về mặt chi phí khi nhà cung cấp sử dụng phương pháp tiếp cận mới, cho phép người dùng truy cập dữ liệu dễ dàng, thuận tiện và nhận được thông tin họ cần cho công việc hàng ngày của mình nhanh chóng. 

Truy cập dữ liệu - data access mang đến những lợi ích, giá trị lâu dài cho tổ chức, doanh nghiệp. Bằng cách làm rõ ai có quyền truy cập vào dữ liệu nào và cách thức truy cập, các tổ chức sẽ đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, cho phép tái sử dụng dữ liệu cho nhiều trường hợp sử dụng.

Nguồn tham khảo:

https://www.talend.com/resources/what-is-data-access/

https://www.hpe.com/asia_pac/en/what-is/data-access.html